Akú GDPR dokumentáciu potrebujete ku kontrole alebo auditu?
Neexistuje záväzný súbor dokumentov, ktorý má mať firma vypracované. Dokumenty, ktoré by ste však mali mať vypracované určuje priamo alebo nepriamo GDPR. Buď sa teda dokument spomína priamo v článku Nariadenia alebo potreba jeho vypracovania vyplýva nepriamo z jednotlivých povinností.
Výsledkom má byť teda súbor dokumentov, ktoré preukazujú, že GDPR máte vo firme implementované a dodržiavate ho. Počet a povaha dokumentov preto nebudú v každej firme rovnaké. Závisia totiž mnohých faktorov, napríklad od toho, aké osobné údaje spracúvate, na aké účely a akým spôsobom.
Základná dokumentácia podľa GDPR – pozrite si základný balík dokumentov, ktoré potrebuje každá firma:
1. Informovanie dotknutých osôb
Informácie o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 13 GDPR. Ak údaje nezískavate priamo od dotknutej osoby, uplatní sa čl. 14 GDPR.
2. Záznamy o spracovateľských činnostiach
Prehľad spracúvania osobných údajov vo vašej firme podľa čl. 30 GDPR.
3. Zmluvy so sprostredkovateľmi
Zmluvy podľa čl. 28 GDPR, ak osobné údaje vo vašom mene spracúva tretia strana ako napríklad účtovník, marketingová agentúra ale aj softvér.
4. Postup pri uplatňovaní práv dotknutých osôb
Interný predpis upravujúci prijímanie a vybavovanie žiadostí dotknutých osôb.
5. Postup pri porušení ochrany osobných údajov
Interný predpis upravujúci identifikáciu, posúdenie, evidovanie a prípadné oznámenie bezpečnostného incidentu.
6. Posúdenie potreby zodpovednej osoby
Interné zhodnotenie, prečo organizácia nemusí určiť zodpovednú osobu, ak jej táto povinnosť nevzniká.
7. Poučenie oprávnených osôb
Zdokumentované poučenie zamestnancov a ďalších osôb, ktoré pracujú s osobnými údajmi, podľa čl. 29 GDPR.
8. Balančné testy
Posúdenie oprávneného záujmu, ak je spracúvanie založené na právnom základe podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Pozor, balančný test je potrebné mať pre každý prípad spracúvania založený na oprávnenom záujme.
Aké ďalšie dokumenty môže moja firma potrebovať?
Môže ísť napríklad o piktogramy potrebné pre označovanie priestorov označených kamerami, mapy označujúce sledované priestory alebo tzv. aj posúdenie vplyvu na ochranu osobných údajov.
Čo je však najdôležitejšie, dokumenty musia zodpovedať realite vašej firmy. Dokumentácia musí zodpovedať tomu, ako osobné údaje spracúvate a musí byť vždy aktuálna.
Radi vám poradíme – napíšte našim špecialistom na GPDR: alebo si rovno dohodnite konzultáciu zdarma:
https://calendly.com/zuzanamotuzova/prva-konzultacia-zdarma
Zuzana Motúzová
motuzova@akmotuzova.sk
Pavel Lacko)
lacko@akmotuzova.sk